Politique de Confidentialité
Dernière mise à jour : avril 2025 - Version 1.1.
Conforme au Règlement (UE) 2016/679 et à la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée
1. Identité du responsable de traitement
Responsable de traitement | SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne SAS |
Marque exploitée | ELEMA Hotels |
Adresse | ZA DE LA VATINE, RUE DE CLERMONT, 60000 BEAUVAIS |
RCS | 393 808 191 R.C.S. Beauvais |
Email contact RGPD | data.privacy@somnoo.com |
Délégué à la Protection des Données (DPO) | Non soumis à désignation obligatoire au sens de l'art. 37 RGPD - contact via : data.privacy@somnoo.com |
2. Données personnelles collectées
2.1 Données fournies directement
Données d'identité : nom, prénom, nationalité (fiche de police pour voyageurs étrangers).
Données de contact : adresse email, numéro de téléphone, adresse postale.
Données de réservation : dates de séjour, type de chambre, nombre d'occupants, préférences de séjour.
Données de paiement : traitées exclusivement via Adyen (PCI DSS Niveau 1). SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne ne stocke jamais les données brutes de carte bancaire.
Données de pré check-in : heure d'arrivée estimée, documents d'identité si requis, signature électronique.
Avis et retours post-séjour : commentaires, notes de satisfaction.
Données de candidature : CV, lettre de motivation (recrutement).
Images de vidéosurveillance : enregistrements des parties communes des établissements ELEMA (réception, couloirs, parking, espaces communs).
2.2 Données collectées automatiquement
Adresse IP, type et version de navigateur, système d'exploitation, horodatage.
Pages visitées, durée de session, parcours de navigation (Google Analytics, données anonymisées).
Localisation approximative déduite de l'adresse IP (pays/région - non précise).
2.3 Données reçues de tiers
Intermédiaires de distribution (OTAs) : nom, email, dates de séjour, référence de réservation.
Prestataires techniques et opérationnels : données de réservation directe en ligne et données opérationnelles de gestion hôtelière.
Prestataires de gestion de la relation client (CRM) : données de séjour, préférences, historique des interactions.
3. Finalités et bases légales
Finalité du traitement | Base légale (art. 6 RGPD) | Durée de conservation |
|---|---|---|
Gestion des réservations et du séjour | Art. 6(1)(b) - Exécution du contrat | Durée du séjour + 5 ans |
Pré check-in & communications invité | Art. 6(1)(b)+(f) - Contrat + Intérêt légitime | 12 mois post-séjour |
Paiement sécurisé | Art. 6(1)(b) - Exécution du contrat | 13 mois (chargeback) / 5 ans |
Fiche de police - voyageurs étrangers | Art. 6(1)(c) - Obligation légale | 1 an (réglementaire) |
Prospection marketing / Newsletter | Art. 6(1)(a) - Consentement | Jusqu'au désabonnement ou 3 ans |
Upsell & services additionnels | Art. 6(1)(a) - Consentement | Durée du consentement |
Statistiques anonymes du site | Art. 6(1)(a) - Consentement (cookies) | 26 mois maximum |
Gestion des réclamations et litiges | Art. 6(1)(f) - Intérêt légitime | 5 ans (prescription civile) |
Recrutement | Art. 6(1)(a) - Consentement du candidat | 2 ans après dernier contact |
Obligations comptables et fiscales | Art. 6(1)(c) - Obligation légale | 10 ans |
Vidéosurveillance des parties communes | Art. 6(1)(f) - Intérêt légitime (sécurité des biens et des personnes) | 30 jours (sauf réquisition judiciaire) |
4. Destinataires des données
4.1 Établissements du Groupe ELEMA
Les données à caractère personnel collectées sont destinées à SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne SAS, responsable de traitement, ainsi qu'aux établissements hôteliers exploités sous la marque ELEMA Hotels.
Seules les personnes directement impliquées dans le traitement des données pour l'une des finalités décrites à l'article 3 peuvent y accéder, dans la stricte limite de cette finalité et selon le principe du moindre privilège.
4.2 Sous-traitants et partenaires
Vos données personnelles peuvent être communiquées aux catégories de destinataires suivantes, dans la stricte limite des finalités décrites à l'article 3 :
Prestataires techniques et opérationnels - sociétés assurant la gestion du système de réservation, du property management system (PMS), de l'hébergement et de la maintenance du site internet.
Prestataires de gestion de la relation client (CRM) - sociétés assurant les communications avant, pendant et après le séjour, la gestion du pré check-in, du portail invité et des services additionnels.
Prestataires de paiement - sociétés assurant le traitement sécurisé des transactions bancaires, certifiées PCI DSS. SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne ne stocke à aucun moment les données brutes de carte bancaire.
Prestataires marketing et analytiques - sociétés assurant la mesure d'audience du site, la diffusion de campagnes publicitaires en ligne et le retargeting, sous réserve de votre consentement aux cookies.
Intermédiaires de distribution (OTAs) - plateformes de réservation tierces, uniquement lorsque la réservation est effectuée via celles-ci.
Autorités légales et judiciaires - administrations, juridictions ou organismes habilités, sur réquisition ou en vertu d'une obligation légale.
SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne s'assure que l'ensemble de ses sous-traitants présente des garanties suffisantes en matière de protection des données personnelles, conformément à l'article 28 du RGPD.
4.3 Vente de données
SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne ne vend ni ne loue vos données personnelles à des tiers à des fins commerciales.
5. Cookies et traceurs
Catégorie | Cookie(s) | Finalité | Durée max. |
|---|---|---|---|
Techniques (exemptés) | PHPSESSID, w360_rgpd, cloudfront | Session, sécurité, CDN - obligatoires au fonctionnement | Session / 13 mois |
Analytiques | Google Analytics (_ga, _gid) | Mesure d'audience anonymisée (IP anonymisée) | 26 mois |
Marketing | Google Ads (gcl_au), Meta Pixel (_fbp) | Publicité ciblée, retargeting, mesure campagnes | 90 j. – 13 mois |
Consentement (CMP) | Tarte au Citron | Mémorisation de vos choix cookies | 6 mois |
Conformément aux recommandations CNIL (délibération n°2020-091), les cookies non essentiels ne sont déposés qu'après votre consentement via notre bandeau cookies. Vous pouvez modifier vos préférences à tout moment via le lien « Gérer mes cookies » en bas de page.
En savoir plus : www.allaboutcookies.org - www.youronlinechoices.eu - www.cnil.fr/fr/cookies-et-autres-traceurs
6. Transferts hors de l'Union Européenne
Certains prestataires (Google, Meta, Adyen) peuvent transférer des données hors de l'UE. Ces transferts sont encadrés par :
Le Data Privacy Framework UE-États-Unis (décision d'adéquation du 10 juillet 2023) pour les entités américaines certifiées.
Les Clauses Contractuelles Types (CCT) adoptées par la Commission Européenne (décision du 4 juin 2021).
Les Règles d'entreprise contraignantes (BCR) pour les groupes multinationaux.
La liste des pays concernés et les garanties applicables peuvent être obtenues sur demande à contact@somnoo.com.
7. Sécurité des données
SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la sécurité de vos données personnelles et les protéger contre tout accès non autorisé, perte, destruction ou divulgation accidentelle, conformément à l'article 32 du RGPD.
En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour vos droits et libertés, SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne s'engage à notifier la CNIL dans les 72 heures (art. 33 RGPD) et à vous en informer directement si le risque est élevé (art. 34 RGPD).
8. Vos droits
Droit | Description |
|---|---|
Accès (art. 15) | Obtenir confirmation et copie de vos données traitées. |
Rectification (art. 16) | Faire corriger des données inexactes ou incomplètes. |
Effacement (art. 17) | Demander la suppression de vos données (« droit à l'oubli »). |
Opposition (art. 21) | S'opposer à un traitement fondé sur l'intérêt légitime ou à la prospection commerciale. |
Limitation (art. 18) | Demander la suspension temporaire d'un traitement. |
Portabilité (art. 20) | Recevoir vos données dans un format structuré, lisible par machine. |
Retrait du consentement | Retirer à tout moment un consentement, sans effet rétroactif. |
Directives post mortem (art. 85 LIL) | Définir des instructions sur le sort de vos données après votre décès. |
Comment exercer vos droits ?
Par email : data.privacy@somnoo.com (objet : « Exercice de droits RGPD – [Votre nom] »)
Par courrier postal : SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne – ZA DE LA VATINE, RUE DE CLERMONT, 60000 BEAUVAIS
Délai de réponse : 1 mois à compter de la réception de la demande (art. 12 RGPD), prorogeable de 2 mois en cas de demandes complexes ou nombreuses. Une pièce d'identité pourra être demandée.
Droit de recours CNIL : Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez déposer une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) - 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07 - Tél. : 01 53 73 22 22 - www.cnil.fr
9. Mineurs
Le site elema-hotels.com et les services ELEMA Hotels ne sont pas destinés aux personnes de moins de 18 ans. SHB - Société Hôtelière Beauvaisienne ne collecte pas sciemment de données personnelles relatives à des mineurs. Si vous êtes parent ou tuteur légal et pensez que votre enfant nous a communiqué des données, contactez-nous à data.privacy@somnoo.com pour en demander la suppression.
10. Mise à jour
La présente politique peut être mise à jour pour refléter les évolutions légales, réglementaires, techniques ou commerciales. Toute modification substantielle sera communiquée par email (clients enregistrés) ou via un bandeau d'information sur le Site.
Nous vous invitons à consulter régulièrement cette page.
Date de dernière mise à jour : avril 2026 - Version : 1.1.